คอร์สสอนเขียน e-mail ภาษาอังกฤษ

Email โดยปกติมักเขียนปนกันระหว่างการเขียนอย่างเป็นทางการ (Formal) ที่มักใช้จดหมาย และไม่เป็นทางการ (Informal) Email ส่วนใหญ่จะเป็นการเขียนที่อยู่ในรูปแบบกลางๆ (Neutral) หรือไม่เป็นทางการ (Informal) คอร์สสอนเขียน e-mail ภาษาอังกฤษ ก็จะสอนให้พิจารณาให้เหมาะสมกับผู้รับด้วยว่าเป็นใคร ถ้าเป็นระดับผู้ใหญ่ เนื้อหาภาษาอังกฤษที่เขียน ก็ต้องใช้คำศัพท์ภาษาอังกฤษที่เป็นทางการมากขึ้น

โครงสร้างของการเขียน Email ในคอร์สสอนเขียน e-mail ภาษาอังกฤษ ประกอบด้วย

  1. ชื่อเรื่อง ( Subject)
  2. คำทักทาย /ชื่อผู้ที่เขียนถึง (Name)
  3. เนื้อหา
  4. สรุปก่อนจบ (Final comment)
  5. การลงท้าย (Close)
  6. ลงชื่อผู้ส่ง

ถึงแม้ว่าอีเมล์ภาษาอังกฤษจะถูกมองว่าไม่เป็นทางการเท่าจดหมายทางธุรกิจภาษาอังกฤษที่พิมพ์เอา แต่ในโลกของธุรกิจ คุณต้องพยายามให้ภาษาอังกฤษของคุณดูสุภาพอยู่เสมอ การใช้อีเมล์ภาษาอังกฤษอาจจะรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสูง แต่คนที่คุณติดต่อทางธุรกิจจะไม่พอใจหากคุณทำให้การติดต่อภาษาอังกฤษนั้นดูไม่เป็นทางการเท่าที่ควร อย่าห่วง! อ่านต่อไปเพื่อดูซิว่าเคล็ดลับของการเพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับการเขียนอีเมล์เป็นภาษาอังกฤษของคุณเป็นอย่างไร

เริ่มต้นการเขียน e-mail ภาษาอังกฤษ ด้วยการทักทายภาษาอังกฤษ
มันสำคัญมากที่คุณต้องเริ่มต้นอีเมล์ของคุณด้วยการกล่าวคำทักทาย อย่างเช่น “Dear Lillian,”ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับว่าเป็นทางการเพียงใด คุณอาจต้องใช้นามสกุลของผู้รับแทนที่จะใช้ชื่อต้น เช่น “Dear Mrs. Boyle,” หากความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับผู้รับค่อนข้างสนิทกัน คุณอาจใช้คำง่ายๆ อย่าง “Hi Kelly,” ก็ได้ หากคุณกำลังติดต่อกับบริษัทโดยรวมไม่ใช่เจาะจงเฉพาะคนใดคนหนึ่ง คุณควรใช้ “To Whom It May Concern:”

ขอบคุณผู้รับ e-mail ภาษาอังกฤษ
หากคุณกำลังตอบกลับการสอบถามข้อมูลจากลูกค้า คุณควรเริ่มต้นด้วยการกล่าวขอบคุณภาษาอังกฤษ อย่างเช่น ถ้าใครถามเกี่ยวกับบริษัทของคุณ ควรควรกล่าวอย่างเช่น “Thank you for contacting ABC Company.” ถ้าใครคนนั้นเพิ่งตอบกลับอีเมล์ของคุณ คุณควรต้องเขียนว่า “Thank you for your prompt reply.” หรือ “Thanks for getting back to me.” หรือถ้าคุณรู้วิธีอื่นๆ ในการขอบคุณผู้อ่านเป็นภาษาอังกฤษ คุณก็สามารถใช้วิธีเหล่านั้นได้ เพราะนั่นจะทำให้ผู้อ่านรู้สึกสบายใจ และทำให้คุณถูกมองว่าเป็นคนนอบน้อมมีมารยาทดี

แจ้งจุดประสงค์การเขียน e-mail ภาษาอังกฤษ ของคุณ
อย่างไรก็ตามหากคุณเป็นคนเริ่มต้นการติดต่อครั้งนี้ คุณไม่อาจเริ่มด้วยการกล่าวขอบคุณ ในกรณีนี้ให้เริ่มด้วยการแจ้งจุดประสงค์ของคุณ เช่น “I am writing to enquire about …” หรือ “I am writing in reference to …” มันสำคัญมากที่คุณต้องแจ้งจุดประสงค์ของคุณให้ชัดเจนตั้งแต่การเริ่มอีเมล์ หลังจากนั้นให้เริ่มเนื้อหาหลักของอีเมล์ของคุณ จำไว้ด้วยว่าคุณต้องระวังการใช้หลักไวยากรณ์ภาษาอังกฤษ การสะกดคำภาษาอังกฤษ และการใช้เครื่องหมายวรรคตอนภาษาอังกฤษให้ถูกต้อง ให้หลีกเลี่ยงการใช้ประโยคภาษาอังกฤษยาวซับซ้อน ด้วยการใช้ประโยคภาษาอังกฤษสั้นๆ ชัดเจนและได้ใจความแทน

กล่าวปิดท้ายการเขียน e-mail ภาษาอังกฤษ
ก่อนคุณจะจบอีเมล์ภาษาอังกฤษของคุณ ให้กล่าวขอบคุณผู้อ่านอีกครั้งเช่นเดียวกับเพิ่มการปิดท้ายภาษาอังกฤษอย่างสุภาพ คุณอาจเริ่มด้วย “Thank you for your patience and cooperation.” หรือ “Thank you for your consideration.” แล้วต่อด้วย “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.” และ “I look forward to hearing from you.”

เขียนคำลงท้าย e-mail ภาษาอังกฤษ
ส่วนสุดท้ายคือการกล่าวคำลงท้ายภาษาอังกฤษที่เหมาะสม และลงชื่อคุณ “Best regards,” , “Sincerely,”, และ “Thank you,” ต่างก็เหมาะสมและใช้ได้ดีทั้งนั้น คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้ “Best wishes,” หรือ “Cheers,” เพราะมันบ่งบอกถึงความเป็นกันเองมากเกินไป ซึ่งเหมาะกับการใช้ในอีเมล์ภาษาอังกฤษส่วนตัวของคุณมากกว่า สุดท้ายก่อนที่คุณจะกดคลิกส่ง ให้เช็คการสะกดคำภาษาอังกฤษอีกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมล์ภาษาอังกฤษของคุณถูกต้องสมบูรณ์แบบที่สุด!



สนใจเรียนคอร์สไหน วิชาไหน หรือทดสอบวัดระดับ สามารถ Post ถามบน Facebook Wall จะรีบตอบให้เร็วที่สุดนะคะ ขอบพระคุณค่ะ ^___^